Det er nok ikke mulig å sikre seg at alle som har deltatt i et møte, har samme oppfatning av alt som ble sagt og avtalt i møtet. Et referat eller notat fra møtet kan imidlertid være nyttig for at man i ettertid kan få en oversikt over hva som ble drøftet og avtalt i møtet.

Skolen er et forvaltningsorgan og behandlingen av saker vedrørende enkeltelever er underlagt forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling ved enkeltvedtak. Dette gjelder blant annet spørsmål om spesialundervisning og elevenes psykososiale læremiljø.

Forvaltningsloven § 11 d regulerer forvaltningsorganets saksbehandling i alle muntlige samtaler. Bestemmelsen pålegger skolen og andre forvaltningsorganer, plikt til å nedtegne skriftlig alle opplysninger eller anførsler som er av betydning for saken. Formålet med bestemmelsen er å sikre at alle muntlige innspill fra parten(e) dokumenteres og følges opp på lik linje med skriftlige henvendelser.

 

De samme hensyn gjør seg gjeldene overfor viktige opplysninger, anførsler og anbefalinger som skolen fremmer i en samtale med foreldrene. Selv om forvaltningsloven ikke gir noe utrykkelig påbud om nedtegning av muntlige opplysninger fra skolens side, tilsier god forvaltningsskikk at man også noterer dette.

 

Dette innebærer at man som minimum bør ta notat av alle vesentlige opplysninger og veiledning som gis elever og foresatte i saker som følger saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak. For eksempel spørsmål om spesialundervisning og saker om vedrørende elevenes miljø. Har skolen kommet med klare anbefalinger som foreldrene ikke ønsker, for eksempel om en utredning ved PPT, bør dette komme klart frem av notatet fra møtet. Skolen vil da ha dokumentasjon for at man har forsøkt å innhente nødvendig samtykke. Skolen må imidlertid jevnlig ta opp spørsmålet med foreldrene dersom det fortsatt er grunn til bekymring for eleven.

Tidligere påla forskrift til opplæringsloven skolen å dokumentere at elevene hadde fått underveisvurdering. Denne dokumentasjonsplikten ble fjernet fordi man mente at den ikke hadde betydning for kvaliteten på underveisvurderingen. Regelendringen har imidlertid ikke innvirkning på skolens plikt til å dokumentere saksbehandlingen i de tilfellene hvor det er grunn til bekymring for om eleven har et forsvarlig utbytte av opplæringen, eller hvor det er fare for at eleven ikke kan få karakter.

I tillegg til notatplikten i forvaltningsloven, har forskrift til opplæringsloven § 3-7 en regel om skriftlig varsel når det er tvil om eleven kan få halvårsvurdering med karakter, standpunktkarakterer og når det er fare for at eleven kan få nedsatt karakter i orden og/eller oppførsel. I disse sakene vil også det skriftlige varselet være med på å dokumentere at skolen har informert elever og foreldre.

 

 
<< Forrige         5 av 11        Neste >>
 
 
 
 
 

Søk